ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Выделяются несколько основных типов документации по охране труда. 

1. Локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами ОТ и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований ОТ и работодателем - государственных нормативных требований ОТ.

К ним относятся:

- правила внутреннего трудового распорядка,
- коллективный договор,
- Положение о СУОТ,
- приказы (по созданию службы ОТ, о возложении обязанностей специалиста по ОТ дополнительно на других специалистов, о создании комиссии по ОТ, протоколы избрания уполномоченных, инструкции по охране труда на все виды выполняемых работ, о назначении ответственных за производство работ повышенной опасности, о назначении постоянно действующей комиссии для проверки знаний руководителей, специалистов и рабочих и др.)
- документы по обучению персонала (программы обучения, экзаменационные билеты, вопросники);
- программа вводного инструктажа;
- программа инструктажа на рабочем месте;
- список профессий работников, освобожденных от инструктажей на рабочем месте;
- график проверки знаний по ОТ;
- программы обучения рабочих безопасным методам труда и приемам оказания первой помощи пострадавшим;
- перечень работ повышенной опасности;
- перечень должностей руководителей и электротехнического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности (I группа для неэлектротехнического персонала);
- график проведения медицинских осмотров;
- перечень выдачи СИЗ работникам;
- списки на льготное пенсионное обеспечение;
- списки на предоставление дополнительного отпуска;
- списки на молоко и ЛПП;
- списки на доплаты за вредные и опасные условия труда.     

2. Фиксирующие деятельность работников и деятельность работодателя по соблюдению требований локальных нормативных актов, государственных нормативных требований ОТ. К такой документации относятся результаты аттестации рабочих мест по условиям труда. Они фиксируют деятельность и мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости. К этому типу относятся и все журналы регистрации инструктажей, личные карточки учета выдачи СИЗ, личные карточки учета выдачи смывающих и обезвреживающих средств. Все данные документы содержат подписи работодателя и работников.     

3. Материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (акты Н-1, журнал регистрации несчастных случаев на производстве).      

4. Письма и предписания органов власти, надзора и контроля.    

5. Документы, содержащие государственные нормативные требования ОТ (законы, постановления, приказы, госты, санпины и др.)      

6. Документы, содержащие требования к правильной эксплуатации оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия (технические паспорта).     

7. Документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти. 

8. Документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

9. Учебно-методические, информационные документы, связанные с работами по охране труда и обеспечением безопасности производства (плакаты, стенды, макеты, тренажеры, муляжи).

      ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Согласно требованиям всех современных систем управления работодатель должен разрабатывать и обеспечивать ведение документации (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой устанавливаются и описываются все основные процедуры управления охраной труда в их взаимодействии.

Документация должна быть удобочитаемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия документа. Документация должна храниться в течение установленного срока. Должен быть установлен порядок разработки, обновления, хранения и уничтожения документов различного вида.

Делопроизводство по охране труда организуется в рамках общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляется в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по ОТ.     

При организации документооборота следуют выделять:

1) внешнюю документацию,
2) документацию управления организацией,
3) документацию подразделения,
4) документы на рабочих местах.

Организация документооборота должна отвечать требованиям:

- Прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

- Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью.

- По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.

Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись.

Номенклатуру документов по охране труда следует составлять в соответствии с разделом 7.3. Приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

      ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

Для каждого функционального подразделения определяются места постоянного хранения рабочих и контрольных экземпляров документации по ОТ с Перечнем документов по каждому рабочему месту и указанием лица, ответственного за комплектность и состояние документов в указанном месте.

Среди этих документов:

- Инструкции по ОТ на все рабочие места и на все виды производимых работ
- Журналы учета первичного инструктажа и специального инструктажа для работ с повышенной опасностью
- Закрытые наряды на работы с повышенной опасностью
- Журналы учета микротравм
- Журналы учета инцидентов и аварий

Руководители функциональных подразделений обеспечивают укомплектование нормативными правовыми документами, организуют работу по своевременному обновлению и представлению своим работникам информации о состоянии нормативной базы в области охраны труда.

Получение, рассылка и ознакомление с документами по охране труда должны производиться с обязательной регистрацией.